Bedrijfsprocessen, workflows, systematisch werken, werkinstructies. Geen woorden waar de gemiddelde ondernemer mega-enthousiast van wordt.
Ik wel, maar ik ben denk ik een van de weinigen.
Ik werkte dan ook jarenlang als procesoptimalisatie expert bij ING en kan intens blij worden van een workshop met een klant waarin we starten met een groot leeg papier en een stapel kleurige post-its en we een proces tot in detail uitwerken.
Want efficiënte processen en slimme workflows kunnen je zo ontzettend veel opleveren! Tijdswinst, betere kwaliteit, minder fouten, rust en overzicht om nog maar een paar voorbeelden te noemen.
Daarom deel ik in dit artikel een aantal concrete voorbeelden van bedrijfsprocessen waar jij als ondernemer ongetwijfeld mee te maken hebt en die je met behulp van systemen en tools slimmer en sneller kunt uitvoeren.
Bedrijfsprocessen voorbeelden: 10 essentiële processen voor elke ondernemer
In dit artikel staan affiliate links. Als je via één van deze links een aankoop doet krijg ik zonder extra kosten voor jou een kleine commissie.
10 voorbeelden van bedrijfsprocessen voor ondernemers
Misschien denk je dat bedrijfsprocessen alleen belangrijk zijn voor grote bedrijven, maar het tegendeel is waar.
Ook voor jou als ondernemer is het ontzettend belangrijk om je bedrijfsprocessen op orde te hebben, of je nou een solopreneur bent of werkt met een (klein) team.
Want als ondernemer doorloop jij elke dag talloze processen...
Het plaatsen van content op social media? Een marketing proces.
Het sturen van een mail naar je klant? Een klantenservice proces.
Het verwerken van een factuur? Een financieel proces.
Meer weten over bedrijfsprocessen?
- In deze blogpost leg ik uit wat bedrijfsprocessen zijn en waarom ze zo belangrijk zijn.
- In dit artikel leer je hoe je jouw bedrijfsprocessen stap-voor-stap kunt verbeteren.
Voorbeelden bedrijfsprocessen voor ondernemers: 10 belangrijke workflows
1. Bestelproces
Heb je een webshop met digitale of fysieke producten? Of verkoop je een online training, workshop, masterclass of iets anders? Dan heb je te maken met een bestelproces.
Dit proces begint op het moment dat een klant een bestelling plaatst tot het moment dat het product aan de klant is geleverd (dat kan uiteraard zowel digitaal of per post).
Een bestelproces bestaat uit meerdere stappen, zoals de betaling van de klant, de verwerking van de bestelling en het versturen van de producten.
Voor alle processen in deze lijst geldt: hoe efficiënter jouw bedrijfsproces is ingericht, hoe minder tijd je hieraan kwijt bent, hoe minder fouten er worden gemaakt en hoe hoger jouw klanttevredenheid is.
2. Voorraadbeheer proces
Er zijn allerlei soorten bedrijfsprocessen en niet alle processen zijn voor elk bedrijf van toepassing. Zo is een voorraadbeheerproces bijvoorbeeld alleen van toepassing voor ondernemers met fysieke producten.
Digitale producten zijn immers nooit uitverkocht. Een digitaal product maak je 1x en vervolgens kun je deze onbeperkt verkopen zonder dat je hier meer voorraad voor nodig hebt.
Belangrijke stappen in het voorraadbeheer proces van fysieke producten zijn o.a. inkoop van materiaal, het bijhouden van actuele voorraad, contact met leveranciers, etc.
3. Facturatieproces
Als ondernemer wil je natuurlijk betaald worden voor je producten en/of diensten. Maar dat gaat niet vanzelf.
Stappen in dit proces kunnen zijn: het maken van een factuur, het versturen van deze factuur naar je klant, het bijhouden van de status van je facturen en (indien nodig) het opvolgen van openstaande betalingen.
Met een CRM-systeem zoals Dubsado kun je jouw facturatieproces standaardiseren en automatiseren. Hierdoor ben je er niet alleen veel minder tijd aan kwijt, maar is de kans op fouten ook nog eens veel kleiner.
Lees ook dit artikel en leer hoe je jouw winstmarge berekent.
4. Klantenservice proces
Je klantenservice is één van de belangrijkste processen in je bedrijf. Je hebt ongetwijfeld zelf wel eens contact opgenomen met de klantenservice van een bedrijf, bijvoorbeeld om iets te wijzigen of omdat er een verkeerd bedrag is geïncasseerd.
Om vervolgens terecht te komen in een vreselijk verwarrend keuzemenu met eindeloos veel opties waarna je doorverbonden wordt naar een verveelde medewerker die overduidelijk geen greintje motivatie kan opbrengen om jou te helpen om je probleem op te lossen.
Of die letterlijk voorleest uit een handboek en voor geen millimeter afwijkt van het protocol of met je mee wil denken.
Dat wil je dus te allen tijde voorkomen in jouw bedrijf!
Want waar blije klanten, die goed geholpen zijn tijdens jouw klantenservice proces, enthousiast over je bedrijf zullen vertellen op een verjaardagsfeestje (en hierdoor nieuwe klanten op je pad kunnen brengen), zullen ontevreden klanten juist het tegenovergestelde doen...
Zorg dus dat jouw klantenservice proces simpel en duidelijk is. Maak het voor klanten super eenvoudig om contact op te nemen en om vragen te stellen.
Manage de verwachtingen van je klant (bijv. je krijgt op werkdagen binnen 24 uur antwoord) en handel elke vraag (of klacht) met zorg af.
Ook in je klantenservice proces kan een CRM-systeem (zoals Dubsado) ontzettend veel tijdwinst en kwaliteitsverbetering opleveren.
Want systemen hebben geen slaap nodig, worden niet ziek en hebben nooit een off-day.
Kortom: door je bedrijfsprocessen, zoals je klantenservice proces, te structureren, optimaliseren en automatiseren draait je bedrijf 24/7 door maar hoef jij niet het klokje rond te werken!
5. Content creatie proces
Het maken van waardevolle content waarmee je jouw ideale doelgroep aanspreekt is een ontzettend belangrijk, maar ook tijdrovend, proces in je bedrijf.
Het schrijven van blogs (zoals dit artikel), email nieuwsbrieven of social media posts en het maken van video's of podcasts zijn nog maar een paar manieren om de zichtbaarheid van je bedrijf te vergroten en potentiële klanten te vertellen hoe jij ze kunt helpen of wat voor prachtige producten je verkoopt.
Hieronder zie je een voorbeeld van het proces wat ik doorloop als ik recepten post op mijn food blog (gezondweekmenu.nl)
Dit proces staat stap-voor-stap uitgeschreven in mijn projectmanagement tool Trello. Elke keer als ik een blogpost schrijf (of eigenlijk 4 blog posts schrijf, want ik batch mijn content) volg ik dit proces.
Zo weet ik precies wat ik moet doen om een goede post te schrijven voor mijn lezers en kost dit me zo min mogelijk tijd.
6. Content scheduling proces
Stel, je hebt een fantastisch artikel geschreven, een super inspirerende email of een hele aansprekende post voor Instagram en kunt niet wachten om deze te delen met jouw lezers en volgers.
Natuurlijk kun je deze direct online zetten, maar veel slimmer is om te onderzoeken wat de dagen en/of tijden zijn waarop jouw lezers het meest actief zijn.
Want dan is de kans dat ze jouw blogpost, email, video, Instagram story, etc. ook daadwerkelijk zien het grootst.
Maar uiteraard is het niet wenselijk dat je elke avond om half 11 achter moet kruipen om op de publish button te drukken.
Of erger nog, misschien is je bedrijf wel internationaal en is 3.17am Nederlandse tijd wel het beste moment om je email nieuwsbrief uit te sturen.
Om jouw content automatisch op de ideale tijd te publiceren kun je gebruik maken van slimme (scheduling) tools.
Voor Pinterest, Instagram en Facebook kun je bijvoorbeeld Tailwind gebruiken en voor het automatisch versturen van emails gebruik je een email marketing provider zoals MailBlue (hieronder lees je meer over email marketing).
7. Emailmarketing proces
Zoals ik bij #5 al aangaf zijn er allerlei manieren waarop je content marketing kunt inzetten om jouw ideale klant te bereiken en met hen te communiceren.
Zelf ben ik enorm fan van email marketing omdat je hiermee echt een relatie kunt opbouwen met je klanten, waardevolle tips en tricks kunt delen en op persoonlijke en informele manier je klant kunt helpen.
Hier kun je je inschrijven voor mijn wekelijkse mailing waarin je tips & tricks krijgt om jouw bedrijfsprocessen te structureren, optimaliseren en automatiseren.
E-mailmarketing bestaat o.a. uit het schrijven en versturen van (geautomatiseerde) mails, het segmenteren van subscribers en het analyseren van het resultaat van je emailmarketing campagnes.
Zelf gebruik ik MailBlue en Convertkit voor mijn email marketing en ik ben over beide heel tevreden.
MailBlue heeft meer mogelijkheden maar dat maakt het programma ook wat ingewikkelder. Convertkit wint qua gebruikersgemak, dus het is maar net wat je zoekt en wat je nodig hebt voor jouw onderneming.
8. E-mailbeheer proces
Als ondernemers krijg je ongetwijfeld een %^&load aan e-mails van klanten, potentiële klanten, leveranciers en andere zakelijke contacten.
Voordat je het weet ben je 50% van je tijd bezig met het beantwoorden van emails! Dat willen we niet want je hebt tenslotte nog veel meer te doen.
Daarom is het ontzettend belangrijk om een efficiënt e-mailbeheer proces in te richten. Dat kan bijvoorbeeld door het maken van email templates, zodat je niet 100x precies hetzelfde bericht hoeft te typen.
Of door het categoriseren van e-mails (bijv. bestellingen) en deze automatisch in een submap te laten binnenkomen waardoor jij (of iemand anders in je bedrijf) dezelfde soort e-mails in 1x kan verwerken.
Kortom, mogelijkheden genoeg om een efficiënt inbox management systeem in te richten zodat je zo min mogelijk tijd hoeft te besteden aan e-mails, maar je klanten wel optimaal van dienst kunt zijn!
9. Websitebeheer proces
Je website is je visitekaartje, helemaal als je een online onderneming hebt. Het is vaak een van de eerste indrukken die een klant van jou en je bedrijf krijgt.
Je wil natuurlijk dat deze indruk positief en professioneel is! Hoe $%^# is het dan als blijkt dat de link naar je gratis coaching call niet werkt. Of dat de bestelknop niet naar het juiste product linkt.
Dan is een potentiële klant zo weer weg...
Daarom is het belangrijk om een duidelijk proces voor website-onderhoud te hebben waarin je een aantal standaard checks doet, verouderde teksten update, checkt of links werken, etc.
Mijn advies is om dit proces zeker elk kwartaal te doorlopen. Ben je niet technisch of heb je een bloedhekel aan website onderhoud? Kijk dan of je dit kunt uitbesteden aan een (technische) VA.
Tip: wil je een proces uitbesteden? Zorg dan voor een duidelijke SOP (Standard Operating Procedure) waarin precies staat wat uit welke stappen jouw proces of workflow bestaat.
Anders is het voor een VA of werknemer heel erg lastig (of eigenlijk vrijwel onmogelijk) om dit goed te doen...
10. HR-processen
Er komt een moment waarop je het als succesvolle ondernemer niet meer allemaal alleen kunt (of wil) doen.
Waarop het simpelweg teveel wordt om alles in je bedrijf zelf te doen en je eigenlijk het liefst jezelf 10x zou kopiëren om nog veel meer klanten te kunnen helpen met jouw awesome product of dienst. Dat is het moment waarop je te maken krijgt met HR-processen.
HR processen voorbeelden zijn o.a. werving en selectie, personeelsadministratie en misschien zelfs een HR-gesprekscyclus (coaching van je medewerkers).
Stappen in het werving en selectieproces kunnen bijvoorbeeld zijn: het schrijven van een vacaturetekst, het selecteren van geschikte kandidaten en het voeren van sollicitatiegesprekken.
Belangrijke bedrijfsprocessen voor ondernemers: conclusie
Dit zijn natuurlijk nog lang niet alle processen waar je als ondernemer mee te maken krijgt, maar hopelijk heb je wel een beeld gekregen waarom het inrichten van bedrijfsprocessen ontzettend waardevol is voor je business!
Ben je na het lezen van dit artikel overtuigd van het nut van efficiënte processen en slimme workflows maar weet je niet waar je moet beginnen?
Maak kans op een gratis coaching call, ik denk graag met je mee!
Geef een reactie