Bedrijfsprocessen? Dat is toch iets voor grote multinationals met minstens drie managementlagen en een paar duizend mensen in dienst?
Think again! Ook voor jou als ondernemer is het ontzettend belangrijk om je bedrijfsprocessen op orde te hebben, of je nou een solopreneur bent of werkt met een (klein) team.
In deze blogpost leg ik uit wat bedrijfsprocessen zijn, waarom het inrichten van efficiënte processen belangrijk is en hoe je jouw bedrijfsprocessen in kaart kunt brengen, zodat jij als ondernemer het beste uit je bedrijf kunt halen. Let’s get started!
Bedrijfsprocessen voor ondernemers
In dit artikel staan affiliate links. Als je via één van deze links een aankoop doet krijg ik zonder extra kosten voor jou een kleine commissie.
Wat zijn bedrijfsprocessen?
Het klinkt misschien abstract of saai, maar bedrijfsprocessen zijn essentieel voor elke ondernemer. Een bedrijfsproces beschrijft simpelweg de stappen die je volgt om je product of dienst te leveren aan jouw klanten.
Nog steeds te abstract? I get that! Ik zal een concreet voorbeeld geven van een bedrijfsproces waar jij als ondernemer ongetwijfeld mee te maken hebt.
Stel je voor, je hebt een webshop waar je handgemaakte zeep maakt met natuurlijke ingrediënten. Pling, er verschijnt een mailtje in je inbox, er is een bestelling geplaatst!
Een klant heeft 3 verschillende zeepjes besteld. Jij gaat natuurlijk zo snel mogelijk aan de slag om deze bestelling te verwerken. Dit zouden de stappen kunnen zijn die je vervolgens doorloopt:
- Je zoekt de juiste zeepjes op in je voorraad.
- Je verpakt deze zeepjes en zet het adres op het pakket.
- Je verzendt het pakket via PostNL.
Dit is natuurlijk een beetje een versimpelde versie van een proces, maar in de basis is een bedrijfsproces de opeenvolgende stappen die je doorloopt om te doen (zoals het leveren van een bestelling aan een klant in bovenstaand voorbeeld).
Dat brengt ons meteen bij het volgende punt, waarom zijn bedrijfsprocessen belangrijk?
Waarom is het belangrijk om je bedrijfsprocessen op orde te hebben?
Er zijn een heleboel redenen waarom duidelijke processen enorm waardevol zijn voor jouw online business, hieronder bespreek ik de belangrijkste.
Processen helpen om een consistente dienstverlening te leveren aan je klant
Met duidelijke en efficiënte processen zorg je ervoor dat je elke klant levert wat je hebt beloofd en dat dit niet heel erg uiteenloopt per klant.
Om weer even een voorbeeld te geven: stel, je bent bruiloft fotograaf en je hebt 2 aanvragen gekregen van klanten voor het fotograferen van hun bruiloft.
Bij klant 1:
- Heb je binnen 24 uur jouw standaardcontract naar de klant verstuurd.
- Heb je alle benodigde klantgegevens in 1x ontvangen omdat je de klant jouw standaard email template hebt gestuurd waar precies staat welke informatie en gegevens de klant moet invullen.
- Heb je de klant een klein cadeautje toegestuurd om ze te feliciteren met deze heuglijke dag.
Bij klant 2:
- Ben je vergeten om te antwoorden en de klant heeft je opnieuw gemaild met een aanvraag.
- Je hebt toen snel een reactie gestuurd maar bent vergeten om het contract mee te sturen en hebt ook niet de email template gebruikt waarin je alle benodigde klantgegevens opvraagt. Daarom moest je een aantal keer heen-en-weer mailen met deze klant voor je alle informatie had.
- Het cadeautje heb je niet opgestuurd want je had dat niet genoteerd in je digitale agenda.
Dikke kans dat klant 2 stukken minder tevreden is dan klant 1. Logisch ook wel, want jouw dienstverlening aan klant 1 was gewoon beter.
Door het uitwerken van een duidelijk klantproces (ook wel customer journey genoemd) weet je altijd precies welke stap je moet nemen en lever je aan elke klant dezelfde dienstverlening van hoge kwaliteit.
En we weten allemaal hoe ontzettend belangrijk dat is!
Want positieve reviews en mond-tot-mond reclame is nog steeds een van de beste manieren om nieuwe klanten te krijgen zonder bakken met geld aan advertenties uit te geven.
Met een duidelijk proces bespaar je tijd
Duidelijke en efficiënte processen besparen tijd. Waarom?
Je hoeft niet elke keer na te denken wat ook alweer de volgende actie was die je moet nemen. Dit staat immers helder beschreven in je proces.
Je weet dus precies wat je in welke volgorde moet doen. Een voorbeeld is bijvoorbeeld het schrijven van een blogartikel zoals deze.
Ik heb voor mezelf stap voor stap uitgeschreven welke acties ik allemaal moet uitvoeren om een goed artikel te schrijven en in welke volgorde ik deze het beste kan doen.
Dit proces staat in Trello, mijn projectmanagement tool, en elke keer als ik een blogpost schrijf (of eigenlijk 4 blog posts schrijf, want ik batch mijn content) volg ik dit proces.
Snel, efficiënt en ik zorg ervoor dat elke blogpost op dezelfde manier is opgebouwd wat weer bijdraagt aan het leveren van een consistente dienstverlening (in dit geval een kwalitatief goede blogpost) aan mijn lezers.
Duidelijke bedrijfsprocessen maken schaalbaarheid mogelijk
Met duidelijke bedrijfsprocessen kun je je bedrijf gemakkelijker opschalen. Want als precies duidelijk is uit welke stappen een bepaald proces bestaat, bijvoorbeeld het verwerken van webshop bestellingen van klanten, kun je dit makkelijker uitbesteden.
Je kunt iemand aannemen die dit proces van je overneemt, zodat jij je kunt focussen op strategie, marketing en andere taken om jouw bedrijf nog verder te laten groeien.
Om delegeren of uitbesteden makkelijker te maken is het belangrijk om je bedrijfsprocessen te beschrijven, bijv. in een SOP (Standard Operating Procedure) of werkinstructie, d.m.v. een video of met een van de tools die ik hieronder bespreek.
Bedrijfsprocessen in kaart brengen: 3 handige online tools
Trello
Ik ben mega fan van Trello en gebruik deze (gratis!) online tool elke dag. Trello is een visueel projectmanagementsysteem waarbij taken en workflows als kaarten en borden worden weergegeven.
Je kunt Trello gebruiken om je bedrijfsprocessen op een gestructureerde manier weer te geven en om de voortgang van taken en projecten te volgen (zoals in het filmpje hierboven waarin je mijn proces flow voor het schrijven van blog artikelen kunt zien).
Trello is een hele flexibele tool die je gemakkelijk kan aanpassen op jouw specifieke bedrijfsprocessen. Zo kun je bijvoorbeeld borden maken voor specifieke projecten, workflows of taken, en deze delen met teamleden zodat iedereen precies weet wat op welk moment moet gebeuren en wie hiervoor verantwoordelijk is.
Klik hier om een gratis Trello account aan te maken.
Funnelytics
Funnelytics is vooral erg hang als je de customer journey wil visualiseren en analyseren.
Je kunt met deze online tool bijvoorbeeld je sales funnel of conversieproces in kaart brengen, zodat je inzicht krijgt in waar bezoekers afhaken en welke onderdelen van de funnel geoptimaliseerd kunnen worden om meer conversies te realiseren.
Funnelytics kan je ook helpen bij het identificeren van bottlenecks, mogelijke verbeteringen in je proces en het optimaliseren van de verschillende stappen van de sales funnel.
Een nadeel: met de gratis versie kun je wel je proces in kaart brengen, maar niet meten. Voor de van analyse van bedrijfsprocessen en sales funnels moet je de betaalde versie hebben.
Klik hier om een gratis Funnelytics account aan te maken.
Dubsado
Dubsado is een CRM (Customer Relationship Management) tool en, zoals deze term al aangeeft, heel geschikt om klantprocessen in vast te leggen. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van klantgegevens, het versturen van facturen en offertes, en het beheren van contracten.
Met de automatiseringsfuncties van Dubsado kun je ook routinetaken automatiseren (zoals een intakeformulier versturen) en de efficiëntie van je bedrijfsprocessen verder verbeteren.
Wat erg fijn is aan Dubsado is dat je een gratis trialversie kunt uitproberen met alle functionaliteiten. De trial is onbeperkt geldig zodat je rustig de tijd kunt nemen om te bekijken of dit CRM-systeem bij je past.
The only catch? Je kunt maximaal 3 klanten door je Dubsado trial laten gaan voordat je moet upgraden naar een betaalde versie.
Klik hier om een gratis Dubsado account aan te maken.
Belangrijke bedrijfsprocessen voor ondernemers: conclusie
You did it, je hebt een heel artikel gelezen over bedrijfsprocessen! Hopelijk was het niet zo saai, eng of stoffig zoals je had verwacht;-).
Of je nu een klein online bedrijf runt of een groot team hebt, het is belangrijk om efficiënte processen in te richten zodat je jouw klanten beter kunt helpen, efficiënter werkt, tijd bespaart en uiteindelijk meer succes behaalt met je bedrijf!
Wil jij samen met mij aan de slag om jouw bedrijfsprocessen en workflows efficienter te maken zodat je jouw bedrijf kunt laten groeien zonder altijd aan het werk te zijn?
Stuur me gerust een berichtje of vraag een gratis coaching call aan!
Meer lezen over succesvol online ondernemen? Check deze post:
Geef een reactie